Scadenziario aziendale: come gestire le scadenze pagamenti

Gestione scadenze pagamenti, perché è importante

Non importa se sei un piccolo imprenditore oppure hai un’azienda già ben avviata, ogni impresa ha bisogno di avere un quadro preciso delle scadenze pagamenti e incassi. Solo in questo caso potrai ottenere il pieno controllo delle tue entrate e uscite, pianificare la attività della tua azienda per diversi periodi avanti e reagire tempestivamente a tutti gli imprevisti dell’attività quotidiana, che alla fine significa di essere più competitivo tra i tuoi concorrenti.
E se hai pagamenti dilazionati nel tempo oppure pagamenti ricorrenti l’importanza della corretta gestione dello scadenzario diventa anche più urgente.

In questa guida, passo dopo passo, proviamo a chiarire come gestire in modo migliore tutte le scadenze pagamenti della tua attività.

Che cos’è lo Scadenziario?

Quando si parla della gestione scadenze pagamenti spesso viene usato il termine “Scadenziario”. Lo Scadenziario è un registro dove vengono elencate tutte le scadenze di pagamenti che la tua attività deve pagare o incassare. In pratica lo Scadenzario è una tabella dove sono elencati i pagamenti per ogni cliente e per ogni fornitore con la data del pagamento, importo da saldare, riferimento ecc.

Di solito lo Scadenzario viene gestito separatamente per clienti e per fornitori, e le scadenze vengono organizzate in ordine di data scadenza con totalizzazioni mensili.
Lo Scadenzario dei pagamenti clienti viene anche nominato “Scadenzario attivo”, invece quello dei fornitori “Scadenzario passivo”.

I dati principali da inserire nello Scadenzario sono:
– Cliente o fornitore (a seconda che si tratti dello scadenzario passivo o attivo)
– Riferimento fattura
– Importo
– Data di scadenza
– Data di pagamento
– Tipo di incasso o pagamento
– Note

Scadenzario in Excel o con il software gestionale? Quali strumenti utilizzare?

Una delle modalità più economiche per gestire le scadenze delle fatture in entrata e in uscita è certamente l’uso dei fogli Excel.
Il foglio di calcolo, grazie alle sue funzionalità, permette di organizzare i dati delle scadenze in modo abbastanza veloce e completamente gratuito.

Problematiche principali:
La gestione dello Scadenziario in Excel rappresenta la modalità manuale della gestione dati e porta diversi problemi nella gestione scadenze aziendali soprattutto per causa del possibile errore umano. Se l’azienda basa la propria gestione dei pagamenti su sistemi eccessivamente manuali e ormai obsoleti , c’è sempre un rischio elevato di non saldare in tempo una fattura al fornitore, dimenticare il pagamento di un cliente, commettere dei semplici errori nelle date e importi delle scadenze….

Tenere lo scadenzario dei pagamenti con i fogli Excel diventa ancora più problematico in caso di un numero elevato di fatture, la presenza dei pagamenti in modalità dilazionata, ad esempio a quote di 30-60-90 giorni, dei pagamenti ricorrenti (ad esempio con le scadenze mensili, annuali ecc).

In tutti questi casi è preferibile usare una gestione scadenze più automatizzata tramite un software gestionale con la funzionalità di gestione dello Scadenziario.

Gestione scadenze con un software gestionale

Un software gestionale dedicato permette di avere a portata di mano tutte le scadenze importanti degli incassi e dei pagamenti ai fornitori e ti può far risparmiare tempo ed evitare errori.

Ad esempio, il software gestionale Atlantis Evo con il suo modulo Contabilità permette di creare in modo automatico un unico prospetto della scadenze di incassi/pagamenti delle fatture con le seguente funzionalità:

– le funzionalità dello Scadenziario aziendale permettono di generare un unico prospetto delle scadenze con la possibilità di filtrarle per categoria clienti/fornitori, per unico soggetto, per data documento e per data scadenza,
– tramite un gadget sulla dashboard è possibile visualizzare in tempo reale le scadenze dei clienti e dei fornitori,
– ogni fattura di vendita e ogni fattura di acquisto registrate in Prima nota creano automaticamente le partite clienti/ fornitori che a sua volta generano le scadenze in entrate e uscite nello Scadenzario secondo i metodi di pagamento definiti,
– allo stesso modo tutti gli incassi dei clienti e i pagamenti ai fornitori, registrati in Prima Nota, aggiornano lo stato della partita e delle relative scadenze, anche in caso di incassi o pagamento parziali, ma anche di acconti anticipati,
– invio di lettere di estratto conto al cliente per sollecitare il pagamento,
– poter ricostruire in qualunque momento la situazione degli incassi e pagamenti identificando per ogni incasso/pagamento quale scadenza è stata chiusa,
– per le scadenze di tipo Ri.Ba. e RID è poi possibile generare automaticamente la distinta di incasso da caricare, tramite file, nel proprio Web-Banking, così come è possibile creare delle distinte per ordinare i bonifici a fornitore e generare un file da caricare sempre sul Web-Banking, evitando di dovere reimputare a mano tutti di dati all’interno del portale della banca.

Contabilizzazione automatica le fatture, distinte effetti e saldaconto

Nonostante la gestione Scadenziario con un software gestionale è strettamente legato con la gestione della Prima nota nella contabilità aziendale, le funzionalità come la contabilizzazione automatica delle fatture di vendita e di acquisto e il Saldaconto, facilitano al massimo il lavoro con lo Scadenzario e permettono di gestire le scadenze clienti anche alle persone non esperte nella contabilità aziendale.

La contabilizzazione automatica delle fatture di vendita permette registrare la fattura di vendita in Prima nota in modo automatico con un click, che automaticamente genera delle scadenze nello Scadenziario.

Anche la contabilizzazione automatica delle fatture di acquisto, partendo dalla fattura elettronica ricevuta, facilità la creazione della registrazione in Prima nota, e automaticamente genera le scadenze nello Scadenziario passivo.

Guarda anche il video: Come registrare gli incassi clienti con la funzionalità del saldaconto scadenze.

La gestione delle Distinte Effetti permette di generare facilmente le distinte effetti (distinte RIBA, distinte bonifici bancari, RID ecc) per il successivo invio alle banche sulla base delle scadenze pagamenti dei clienti e dei fornitori.

La funzione di Saldaconto invece permette di registrare i molteplici incassi e pagamenti in Prima nota con un click.

In conclusione

La gestione scadenze clienti e fornitori con un software gestionale garantisce all’azienda molteplici benefici: il controllo delle scadenze pagamenti in tempo reale, migliora l’efficienza della fatturazione e del controllo incassi, migliora l’immagine dell’impresa nei rapporti commerciali con clienti, fornitori e partner, alza la competitività del business nel suo settore.