Il regime di contabilità per cassa, che consiste nel determinare il reddito d’impresa in funzione dell’incasso /pagamento del corrispettivo, prevede che per la determinazione dei costi / ricavi si adotti una delle tre seguenti modalità:
- Tenuta dei registri incassi / pagamenti oltre ai normali registi IVA (regime contabilità per cassa reale)
- Tenuta dei registri IVA con l’annotazione a fine anno dei documenti non pagati / incassati. (regime contabilità per cassa reale)
- Tenuta dei soli registri IVA. Le fatture attive si considerano incassate al momento dell’emissione, le fatture passive pagate al momento della ricezione (regime contabilità per cassa virtuale).
Il regime contabilità per cassa virtuale corrisponde, per quanto riguarda le fatture emesse e ricevute, al regime per competenza, l’unica differenza rispetto al regime per competenza è che non è necessario effettuare le registrazioni di rettifica a fine anno (ratei e risconti e rimanenze).
Il regime al punto 2 non è gestito da Atlantis Evo.
Requisito per la gestione della competenza per cassa è l’utilizzo dello scadenziario attivo / passivo.
Per adottare il regime al punto 1, metodo utilizzato in Atlantis Evo, è necessario creare dei conti nel passivo per i ricavi sospesi e dei conti nell’attivo per i costi sospesi. All’interno di questi conti compilare il codice di conto economico corrispondente nell’apposito campo.
Nelle causali contabili per incassi e pagamenti impostare correttamente il valore del campo “Tipo registro reg. cassa” al valore corretto, “Incasso” per registrazioni relative ad incassi, “Pagamento” per registrazioni relative a pagamenti di fatture. L’attivazione permetterà alla procedura di riconoscere le registrazioni da riportare sul registro incassi e pagamenti e di generare automaticamente le registrazioni di storno conti di costo/ricavo sospesi.
Anche nella causale contabile di emissione effetti che effettua la chiusura del conto cliente al momento della presentazione in banca deve essere attivata l’impostazione indicata in precedenza. La registrazione provvede a chiudere il conto del cliente, ma in realtà non avviene realmente l’incasso del cliente che avverrà al momento dell’accredito in banca e dello storno del conto effetti in portafoglio. Per questo motivo è consigliato generare distinte per mese di scadenza. Quindi generare più distinte inserendo in ogni distinta tutti gli effetti scadenti nello stesso mese. Questo permette elaborare il bilancio in maniera coerente con gli effettivi incassi.
Insoluti
In caso di insoluti le operazioni da eseguire sono le seguenti:
- Registrare l’insoluto aprendo una nuova scadenza, rilevare gli eventuali oneri bancari.
- Stornare il ricavo rilevato nella registrazione rilevata dalla procedura di riconciliazione incassi/pagamenti e riaprire il ricavo sospeso.
Riconciliazione incassi / pagamenti
La procedura di riconciliazione incassi/pagamenti si occupa di generare i giroconti dai conti economici sospesi ricercando nel periodo selezionato tutte le registrazioni di incasso pagamento per cui non sia ancora stato generato il giroconto.
Impostazioni
Per impostare la gestione è necessario creare tutti i conti sospesi necessari attraverso la gestione del piano dei conti. Successivamente collegare i conti appena creati con i relativi conti economici utilizzati nella rilevazione di ricavi e costi nelle registrazioni di acquisto e di vendita come nell’immagine:
E’ necessario indicare al programma quale causale contabile utilizzare nella registrazione automatica dei giroconti da conti sospesi a conti economici. L’impostazione si trova nei codici fissi:
Vediamo ora quello che potrebbe essere una registrazione di una fattura di vendita per consulenza. L’unica differenza è che sarà necessario utilizzare uno dei conti economici sospesi creati in precedenza al posto del ricavo:
La registrazione del relativo incasso deve avvenire utilizzando una causale di incasso preparata appositamente. Si tratta di una normale causale di incasso con in più l’indicazione che serve a istruire il programma che si tratta di un incasso ai fini del regime di competenza di cassa. E’ sufficiente impostare il relativo campo nel modo corretto come nell’immagine:
La registrazione utilizzando la causale sopra è una normale registrazione di incasso:
La generazione del giroconto dal conto sospeso al conto economico avviene automaticamente tramite la funzione riconcilazione incassi / pagamenti.