Come gestire il magazzino del tuo nuovo e-commerce

Il mio magazzino o quello di un altro? Questo è il problema!

Esistono tre modalità per gestire il magazzino di un negozio e-commerce.

La prima è rappresentata dalla soluzione più classica, cioè disporre di una propria infrastruttura e di personale deputato e competente che curi la logistica e la movimentazione di merce.

Vantaggi: ciò rende possibile avere il pieno controllo di tutti le operazioni, incluse le dinamiche di spedizione. In questo caso non si verifica la cancellazione di un ordine per mancanza dell’articolo.

Svantaggi: è più facile incorrere in giacenze difficili da smaltire, con l’aggravio delle spese necessarie per la manutenzione del magazzino.

La seconda soluzione è data dall’outsourcing sul venduto. Cosa vuol dire? Che non disponi di un tuo magazzino, ma ti approvvigioni dal fornitore solamente quando ricevi gli ordinativi dai clienti.

Vantaggi: questa soluzione ti permette di stare al riparo dalle spese di manutenzione del magazzino.

Svantaggi: in caso di problemi di reperimento dell’articolo, corri fortemente il rischio di perdere la vendita. È una soluzione costosa se sei agli inizi e con un budget ridotto, perché implica una gestione più complessa e quindi onerosa dell’acquisizione degli articoli.

D’altro canto, se sei una start up o una piccola attività, questa modalità ti permette avviare l’e-commerce senza grosse spese iniziali quando si tratta di acquistare i prodotti per la scorta e il mantenimento del tuo magazzino.

La terza modalità è una combinazione delle precedenti e viene adottata con ottimi risultati per le piccole attività.
Essa prevede un minimo di scorta dei prodotti che si movimentano con più facilità, come ad esempio DVD, Cd, libri e giocattoli, mentre gli articoli logisticamente più complessi da gestire, come lavatrici o monitor, vengono ordinati solo a seguito del ricevimento dell’ordine. Questa scelta, che potremmo definire ibrida, consente di minimizzare i costi di gestione del magazzino e delle giacenze.

A questo punto avrai capito che gestire le scorte del magazzino è un compito piuttosto arduo, richiede efficienza, progettazione e organizzazione.
La soluzione ideale: tempismo perfetto, approvvigionare le scorte di magazzino JIT (Just in time).

L’espressione “Just in Time” significa che l’approvvigionamento delle scorte avviene in tempo utile, cioè con sufficiente anticipo tale da impedire l’esaurimento degli articoli, ma senza aumentare le quantità in maniera dispendiosa, con il rischio di accrescere inutilmente le scorte, o riempire il magazzino di articoli invenduti.

È la forma di approvvigionamento ideale, che ti permette di essere sempre a posto con la disponibilità del materiale, ma senza correre rischi.

Come ti realizzo il “Just in Time” nell’e-commerce

Una delle soluzioni migliore per soddisfare la condizione “Just in Time”, cioè per ordinare con tempismo perfetto, è data dall’utilizzo di un software che ti permetta di monitorare costantemente i livelli delle giacenze nel magazzino. In aggiunta, ti consenta di prevedere la quantità dei prodotti da ordinare in maniera intelligente, utilizzando formule statistiche che rendano possibile calcolare le quantità ideali grazie al rapporto venduto/ordinato.

In questo contesto è necessario conoscere variabili importanti, come ad esempio promozioni e offerte in corso che accelerano i tempi di esaurimento di determinati articoli, e anche avere ben presente la statistica, cioè quali siano gli articoli che si vendono maggiormente rispetto ad altri. A ciò vanno aggiunti anche i tempi di consegna dei fornitori.

Un esempio banale: se sai che il tuo fornitore abituale consegna il materiale in tre settimane, devi sapere quanti articoli vanno via in tre settimane. Se vendi 80 articoli in tre settimane, vuol dire che nel momento in cui le scorte scendono intorno alle 80 unità, è necessario provvedere al riordino.

Integrazione del magazzino e-commerce con il software gestionale

E’ una buona pratica integrare il sito e-commerce con un programma gestionale, in modo tale che ti permetta di tenere allineate le giacenze di magazzino fra il gestionale e il il tuo negozio on-line, e di scaricare gli ordini dell’e-commerce direttamente sul programma.

Se oltre all’e-commerce devi gestire anche un negozio reale, l’esigenza di un software gestionale che possa gestire tutti questi aspetti è ancora più urgente, per consentire agevolmente la sincronizzazione dei magazzini. Altrimenti corri il rischio che l’articolo, esaurito a seguito della vendita nel negozio reale, risulti ancora disponibile on line.

L’integrazione del tuo e-commerce con il gestionale è molto utile perché ti permette di generare report personalizzati provenienti da entrambi i database. Maggiori sono le informazioni che ricevi dal tuo business, maggiori sono le opportunità di crescita e potenziamento.

I benefici di un software gestionale

Ti consiglio di rivolgerti a una software house per avere un prodotto personalizzato, confacente alle esigenze del tuo business.

Se ti stai già chiedendo “Ma quanto mi costa”, chiediti anche quali sono i benefici.

L’integrazione del tuo sito eCommerce con un programma gestionale ben organizzato, ti permette di automatizzare tutti processi che riguardano la movimentazione delle scorte, oltre a gestire la documentazione inerente alla tua attività (ordini, fatture, bolle, etc.).

Con un software gestionale dedicato si riducono gli sprechi, i margini di errore e i costi di gestione del magazzino. In altre parole, diminuisci i costi e aumenti i guadagni.

L’e-commerce in questi ultimi tempi ha acquisito una grande popolarità, in quanto permette agli utenti di fare acquisti comodamente da casa. Un sito eCommerce sano, necessita di lavoro e aggiornamenti continui che si traducono in:

• aggiornamento dei prodotti
• nuovi pubblicità sui social.

Se non riesci a gestire in maniera efficiente il magazzino, il programma gestionale lo può fare al posto tuo e con ottimi risultati.

Il gestionale si può occupare da solo del lavoro di diverse persone deputate ai vari compiti: dall’acquisto degli articoli, alla vendita, fino al trasporto. Le potenzialità di un software sono allettanti, poiché è possibile integrarlo con tools particolari che permettano di ridurre le spese generali.

Il software quindi riesce a supportare in maniera efficiente tutti le fasi di processo del tuo business e migliorare la qualità del servizio.

Tirando le somme

A questo punto avrai sicuramente capito quanto è importante il magazzino, perché da esso deriva il buon andamento dei tuoi affari.

La scelta che farai nella gestione delle scorte condizionerà le tue vendite e i tuoi guadagni, per cui devi avere chiaro come vuoi muoverti. Non esiste la soluzione perfetta in assoluto, ma quella adatta alle tue esigenze, che potrai soddisfare tenendo presente alcune variabili.

Se opti per un magazzino tuo, tieni in considerazione i costi di acquisto o di affitto del locale, oltre all’investimento iniziale per l’acquisto della merce.

Se decidi di ricorrere al fornitore, valuta bene con chi andrai a collaborare. Il fornitore che provvederà a spedire gli articoli direttamente ai tuoi clienti deve essere affidabile, serio, disponibile al dialogo e con una logistica ben strutturata che supporti consegne senza intoppi.

Non sottovalutare quindi l’importanza del magazzino, mettilo in alto nella lista delle tue priorità.