Integrazione eCommerce con un software gestionale

“Ho avviato il mio negozio e-commerce e ricevo parecchi ordini, ma tenere aggiornati i data mi porta via un sacco di tempo, non ho più il tempo di andare in palestra e ieri ho perso tre vendite perché un articolo non era disponibile fisicamente. Ho bisogno di integrare il mio sito Woocommerce con un software gestionale, come posso fare?”

Hai finalmente avviato il tuo sito eCommerce (magari WooCommerce, Prestashop o OpenCart) e desideri che tutto funzioni per il meglio. Se gli affari ti vanno bene e gli ordini giornalieri crescono velocemente, è necessario che il tuo sito eCommerce si integri con il programma gestionale, perché vorresti evitare che le spedizioni degli articoli arrivino in ritardo, che il cliente cancelli l’ordine perché il prodotto che voleva è esaurito, oppure che vengano spediti articoli sbagliati. Gli utenti che acquistano sul web sono esigenti e tu lo sai.

Non puoi rimandare a lungo questa operazione, se la gestione manuale delle operazioni connesse al tuo negozio online può crearti difficoltà e a farti perdere tempo. Le ultime ricerche hanno dimostrato che la riduzione per il 5% dell’abbandono dei clienti sul sito e-commerce, incrementa il tuo profitto dal 25% al 125%.

Non c’è molto da ragionare.

L’integrazione del software gestionale con la piattaforma eCommerce: di cosa si tratta?

Tecnicamente parlando, l’integrazione avviene quando si verifica un flusso di dati tra il sito di e-commerce e il software gestionale, e viceversa.

La sincronizzazione può essere realizzata direttamente tra il sito e-commerce e il programma gestionale tramite chiamate a web service, o in modo indiretto tramite file di interscambio (il primo modo è più rapido, e viene scelto nelle soluzioni customizzate, mentre il secondo è più convenzionale).

In pratica l’integrazione ti permette di scaricare gli ordini dell’e-commerce direttamente sul programma gestionale e sincronizzare le giacenze di magazzino fra il gestionale e il sito e-commerce. Tutto ciò che è stato comprato sul sito viene automaticamente scaricato nel programma gestionale e viceversa, se hai anche le vendite nel negozio reale e vendi lì i due pezzi, le giacenze nell’e-commerce si aggiornano automaticamente. Così eviti di vendere per sbaglio gli articoli esauriti.

In pratica, l’integrazione permette di scaricare gli ordini dell’e-commerce direttamente sul programma gestionale e di sincronizzare lo stock tra il  gestionale e l’ecommerce. Tutto ciò che è stato comprato sul sito viene automaticamente scaricato sul programma gestionale e viceversa. Se hai anche delle vendite nel negozio reale e vendi i due pezzi lì, le giacenze nell’ e-commerce vengono automaticamente aggiornate. Così si evita di vendere accidentalmente degli articoli esauriti.

Ma non parliamo solo dello stock del magazzino, i nuovi clienti registrati sul sito vengono creati automaticamente nel gestionale e se acquistano qualcosa nel negozio on-line, troverai i loro ordini già piazzati sul tuo computer. Lo stesso vale per gli articoli creati da te direttamente nell’e-commerce.

L’integrazione del software gestionale con l’e-commerce offre molti vantaggi, e quindi merita dedicare tempo e risorse per realizzarla nel miglior modo possibile. In pratica, il commercio online richiede che le informazioni siano raccolte dal sito di e-commerce e inserite nel gestionale. Se il volume delle vendite è abbastanza contenuto, potete permettervi il lusso di fare questa operazione a mano. Ma quando gli ordini iniziano a crescere, a questo punto non è più possibile perché si perde troppo tempo e, soprattutto, si rischiano errori.

Cosa succede se mettiamo questi due sistemi in comunicazione?

I vantaggi dell’integrazione

Basta con le noiose registrazioni tutte uguali: l’integrazione consente di automatizzare quelle operazioni di inserimento dei dati ripetitive e noiose. Lo sapevi che l’essere umano non è tagliato per compiti ripetitivi? Un computer o macchina li fa meglio e senza errori.

Risparmi tempo e denaro: poiché il software inserisce i dati al posto tuo senza perdere nulla, eviti gli errori. Se devi fare da solo le registrazioni, l’integrazione ti fa risparmiare tempo e anche il denaro, qualora tu metta una persona apposta.
A proposito, hai già provato a passare tutte le serate inserendo gli ordini dal tuo sito e-commerce nel tuo programma gestionale o anche sono nel file excel?

Migliori il rapporto con i clienti: eviti situazioni scomode come annullamento degli ordini, spedizione degli articoli sbagliati o mancata registrazione degli incassi. Tutto funziona come un ingranaggio ben oliato: ordini, livello di scorte, articoli, gestione clienti, pagamenti, spedizioni e monitoraggio e le tue vendite ne beneficeranno sicuramente.

Ottieni i dati statistici: In questi tempi di alta concorrenza, avere i dati statistici per poter analizzare i processi del tuo business diventa fondamentale. Senza l’informazione completa, è impossibile ottenere un’analitica e quindi è più difficile prendere le decisioni giuste. Vince chi ha più informazioni e quindi chi può migliorare il suo business più velocemente e essere più competitivo sul mercato.

Il problema è che nessuna piattaforma e-commerce ti potrà dare la statistica completa dei tuoi processi anche se vendi solo tramite il tuo negozio on line. Questo perché solo nel tuo gestionale possono essere raccolte (unite) tutte le informazioni dai tuoi fornitori e clienti riguardanti i flussi di merce in entrata e uscite, spese ecc.

Non farti spaventare dai costi o dalla logistica necessaria per attivare l’interscambio. Verrai ampiamente ripagati dai benefici che derivano da un’efficiente e corretta gestione della vendita on line.

L’integrazione. Come si fa?

Il processo di integrazione non è uguale per tutte le aziende. Più grande è la tua azienda, maggiori sono le informazioni che dovrai integrare, cioè i due sistemi avranno più elementi da condividere.

Una delle cose più importanti da stabilire è cosa vuoi ottenere dall’integrazione. All’inizio ti verrebbe da dire: vorrei che in pratica un software gestionale e il mio sito e-commerce comunichino fra loro.

Ci sono diversi modi attraverso i quali i software possono comunicare tra di loro – dalla integrazione completa che si esegue con la sincronizzazione automatica, ai processi mezza manuali di import/export dati.

Attualmente esistono i diversi tipi di integrazione riguardanti la sincronizzazione dati: dal carico dal e-commerce solo per quanto riguarda gli ordini e le anagrafiche di clienti all’integrazione completa di anagrafiche e ordini di clienti, anagrafiche e giacenze articoli nel magazzino, prezzi, spedizioni, immagini ecc…

Pertanto se hai avviato il tuo business da poco, potresti avere solamente la necessità di integrare gli ordini e gestire il resto con la piattaforma ecommerce (visto che la gestione della fatture e delle spedizioni può essere gestita, seppur limitatamente, dalla piattaforma e-commerce).

Se al contrario il tuo business contempla diversi magazzini e negozi fisici da una parte, e gestisci con il tuo gestionale clienti, prodotti, giacenze nel magazzino, prezzi e fatturazione, allora naturalmente vorrai che tutti i tuoi dati siano sincronizzati tra il tuo negozio on line e il tuo gestionale, in modo da accedere al panello di amministrazione di e-commerce solo per modificare le impostazioni generali del sito.

È necessario capire bene cosa bisogna integrare del tuo e-commerce. Potresti anche decidere di limitare l’integrazione agli ordini. Oppure includere giacenze e livelli di scorta nel magazzino, anagrafiche clienti, articoli e gli altri dati. La decisione va presa sulle reali esigenze del tuo business.

Integrazione: confronto tra le più diffuse piattaforme e-commerce

Le piattaforme più diffuse in Italia sono Prestahop, Open Cart, WooCommerce e Magento. Se ti appresti a integrare con il gestionale piattaforme personalizzate o di produzione propria, sappi che le integrazioni con un gestionale possono essere limitate e costose.

Woocommerce: è una piattaforma e-commerce più usata in Italia soprattutto se parliamo di negozi online di piccoli e media-piccoli dimensioni. In effetti è un plugin gratuito della piattaforma e-commerce WordPress (anche quella gratuita), permette di creare un negozio e-commerce con minimi costi.

Prestashop: è una delle piattaforme più usate in Italia più flessibili e affidabili che è in grado integrare numerose operazioni in modo da aumentare le vendite. È di facile utilizzo e installazione, facilmente personalizzabile e permette i controlli di gestione senza richiedere particolari conoscenze tecniche. È utilizzata in più di 150 paese, tradotta in 41 lingue, utilizzata da più di 130.000 esercenti.

Magento: è una piattaforma di alto livello, sempre in linea con gli aggiornamenti. E’ molto più complessa di Prestashop e forse più difficile di apprendere ma anche più funzionante. Può funzionare per più negozi con stesso back-end. Gestisce automaticamente tutte le valute con la disponibilità di tutti i metodi di pagamento più diffusi (paypal, carte di credito, contrassegno).

Open Cart: flessibile, di facile utilizzo e configurazione, è più semplice da gestire rispetto ai primi due e quindi ideale per le piccole imprese. Presenta un forum ben fornito di articoli utili ed esistono diversi estensioni e moduli da installare gratuitamente che difficilmente possono trovati per Prestashop e Magento. Tuttavia OpenCart offre un po’ meno di funzionalità, ma per un piccolo negozio on line sarà più che sufficiente.

Qualche consiglio utile:

• Scegli con accuratezza quale piattaforma e-commerce si adatta meglio alle tue esigenze.
• Controlla che il tuo gestionale possa essere integrato con questa piattaforma.
• Assicurati che lo sviluppatore Web abbia esperienza nel campo dell’e-commerce e nell’ambito delle integrazioni con software gestionali.
• Valuta se è il caso di avviare subito l’integrazione, sulla base dell’entità della tua azienda (vedi sopra) oppure se ritieni più opportuno aspettare qualche mese per monitorare il volume di affari.

Conclusioni

Anche per quanto riguarda l’integrazione fra piattaforma eCommerce e gestionale vale sempre la stessa regola: devi conoscere bene il tuo business.

L’integrazione è un’operazione complessa e delicata, devi avere chiaro quali sono le operazioni che vuoi automatizzare e dove l’integrazione ti può essere di massimo aiuto. In questo modo l’efficienza delle tue vendite ne benficia al massimo.

L’integrazione ti porta dei gran vantaggi: non dovendo perdere il tempo ad aggiornare i dati a mano, potrai dedicarti a cose più piacevoli come la palestra o le partite a calcetto con gli amici. Se ami il tuo lavoro, il tempo che guadagni lo puoi spendere per migliorare ulteriormente il tuo business. I benefici sono evidenti, sia che tu riceva 10 ordini al giorno, sia che tu ne riceva 100.